EXCEL
ü Excel es
un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de
software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas
que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que
especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.
Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios
tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y
para administrar el correo electrónico.
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Excel es una herramienta
ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo
electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y
organizar todo tipo de información numérico o de texto.
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Excel es una hoja de cálculo
electrónica desarrollado por Microsoft, el cual se encuentra dentro del paquete
de herramientas o programas ofimáticos llamados Office, el programa ofimático
Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global,
hoy en día el trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemático, físico o
contable sería muy diferente sin la aplicación de cálculo Excel.
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Una hoja de cálculo electrónica
se define como un programa informático compuesto por columnas, filas y celdas,
donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en el
interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de
información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la
hoja de cálculo.
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La principal ventaja del uso de
las hojas de cálculo electrónicas reside en que es posible interconectar unas
celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma que si
cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo electrónica
recalculará y actualizará los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el
origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo
electrónicas, debido a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta
informática, el trabajo de recalcular las diferentes hipótesis de un modelo
matemático, físico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo enorme,
además del riesgo de caer en algún error durante el cálculo. Este problema fue
solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de cálculo electrónicas
las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1 segundo y sin
error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente fiable.
Excel
se caracteriza por los siguientes aspectos:
1. Hojas
de cálculo de gran dimension, filas y columnas que forman celdas de trabajo.
2. Agrupación de varias hojas de cálculo
en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se
trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener
aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000
líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.
3. Actualización automática de los
resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende
un resultado.
4. Gran
capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de
gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la
posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte,
pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
6. Trabajar con la información de una base
de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían
propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
Descripción
de los elementos de la pantalla de Excel
La
ventana de Excel
Libro
El
libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.
Barra de títulos
La
barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de
cálculo.
Barra de menús
La
barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel
2003. El contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del
menú con el botón izquierdo del ratón.
Barra de herramientas
Algunos
comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes
también pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.
Títulos de las columnas
Una
hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales
está identificada por una letra o combinación de letras.
Títulos de las filas
Una
hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está
identificada por un número.
Cuadro de nombres
Muestra
la dirección de la selección actual o de la celda activa.
Barra de fórmulas
Muestra
información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o
actual. En la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una
celda.
Celda
Una
celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia
dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3.
El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la
celda.
Botones de navegación y etiquetas de las hojas
Estos
botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un
libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última
hoja de cálculo de un libro.
Las
etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El
libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una
hoja de cálculo.
Barra del estado
Muestra en qué estado se encuentra el documento, aparte de contener
herramientas de zoom que nos permite realizar zoom sobre la hoja de trabajo,
desplazando el marcador o pulsando los botones +y-. También dispone la
herramienta de vista que consta de tres botones para cambiar rápidamente de
vista (normal, diseño de página y vista previa de salto de página).
Movimientos rápidos
en la hoja y en el libro
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la
ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor
número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas
para poder desplazarse a través de la hoja son:
|
MOVIMIENTO
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TECLADO
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Celda Abajo
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FLECHA ABAJO
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Celda Arriba
|
FLECHA ARRIBA
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Celda Derecha
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FLECHA DERECHA
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|
Celda Izquierda
|
FLECHA IZQUIERDA
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|
Pantalla Abajo
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AVPAG
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|
Pantalla Arriba
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REPAG
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Celda A1
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CTRL+INICIO
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Primera celda de la columna activa
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FIN FLECHA ARRIBA
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Última celda de la columna activa
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FIN FLECHA ABAJO
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Primera celda de la fila activa
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FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
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Última celda de la fila activa
|
FIN FLECHA DERECHA
|
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se
conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de
columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás
escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote
con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir,
y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias
hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número
podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para
movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de
cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados
para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de
hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con
dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de
etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha
barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder,
bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la
barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar
combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:
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MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
|
Hoja Siguiente
|
CTRL+AVPAG
|
|
Hoja Anterior
|
CTRL+REPAG
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